Secrétaire de mairie : guide pratique

 

Nous en avons tous déjà entendu parler, de ce poste, si importante dans le fonctionnement de la mairie. Mais en savons-nous les détails ? Quelles-en sont les missions, quelle formation nous en donne l’accès ? Voici le guide pratique pour devenir secrétaire de mairie.

 

Définition du poste et les taches d’une secrétaire de mairie

Etre secrétaire de mairie, veut, avant tout, dire que vous serez la plus proche collaboratrice du Maire, et du conseil municipal. Etant donné que tout secrétaire de mairie sera en collaboration, et cela sans intermédiaire, avec le Maire, son poste vaut donc celui d’un fonctionnaire de la fonction publique territoriale. Vous serez donc responsable du bon déroulement des activités principales rattachés à la mairie.

De ce fait, nombreuses et variées sont les responsabilités, qui lui sont réservés, qu’importe si la Commune se trouve en milieu rural ou en grande ville. Afin de nous informer sur ses missions exactes, nous pouvons consulter diverses fiches pratiques sur le poste de secrétaire de mairie, ce qui nous a permis d’établir la liste suivante :

  • Assister l’organisation territoriale :

Participer aux diverses prises de décisions, s’assurer du la légalité des activités de la mairie, s’occuper de la suivi des projets de la commune.

  • Organiser le Conseil Municipal :

S’occuper de la rédaction des documents administratifs, des comptes rendus de tous les séances et les délibérations lors de la réunion du Conseil, et s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises.

  • Elaborer le budget, les dossiers de subventions, de marchés publics ainsi que d’urbanisme

Assurer le suivi du budget, après son élaboration, auprès de la trésorerie ; établir la paye ; monter les dossiers, en rapport avec les recherches d’investissement, ainsi que des documents relatifs aux marchés publics ; rédiger les documents relatifs à l’urbanisme.

  • Effectuer les responsabilités de secrétariat du Maire et des élus

Répondre aux courriers ; préparer les diverses réunions sur les projets communaux ; préparer et organiser les élections communales ou autre ; participer à diverses réunions.

  • Remplir les tâches liées à l’Etat Civil

S’occuper de tous les documents relatifs à l’Etat civil (enregistrement, rédaction, délivrance, tenue des registres) ; informer des lois et règlements concernant l’Etat civil ; apposer les mentions marginales.

  • Organiser les élections politiques et professionnelles

Gérer la liste électorale ; faire les préparatifs administratifs et matériels ; gérer le scrutin.

  • S’assurer de la bonne gestion du cimetière

Renseigner le public sur son organisation ; s’occuper du registre, des travaux des entreprises prestataires ; actualiser le règlement relatif au cimetière, et l’appliquer.

  • S’occuper des ressources humaines

Tenir et mettre à jour les dossiers respectifs de chaque agent ; rédiger les actes administratifs, tels que les contrats ; suivre l’absentéisme ; élaborer les procédures de notation ou d’évaluation.

  • Autres tâches

Accueillir, physiquement et par téléphone, du public ; participer au recensement de la population de la Commune ; se consacrer à la gestion des relations avec les associations ou partenaires de la Commune.

Etre secrétaire de Mairie requiert donc une polyvalence inouïe, car son poste vise à assurer le bon fonctionnement, en général, du service public.

 

Quelle formation pour devenir secrétaire de mairie?

Vous devez vous demander, que type de formation permet d’avoir accès à un poste aussi polyvalente.

Etant donné la multitude de tâches que peuvent incomber ce poste, trois catégories peuvent être accessibles, suivant les compétences requises et le diplôme en poche. Cependant, généralement, un secrétaire de mairie devrait avoir, au minimum un Bac + 3. Ainsi, après avoir eu son bac, que ce soit ES ou STMG, vous pourriez, par exemple, vous lancer dans l’obtention d’une licence de droit, d’économie ou de gestion. Il est à noter que ces exemples ne sont pas exhaustifs. Vous pourriez, par la suite, passer un concours de catégorie A. A ce stade, le secrétaire sera au grade d’attaché territorial.

Il existe une alternative qui permet d’y accéder juste après le BAC, cependant, les tâches ne seront pas tous ce qui fut citées précédemment, mais sera limité à la rédaction. Le poste sera donc celui d’un secrétaire de mairie, au grade « rédacteur ». Dans ce cas, l’intéressé devra passer un concours de catégorie B.

Mais comme certaines fonctions du secrétaire ne demandent pas forcément d’une spécialisation exacte en termes de formation, la catégorie C, est spécialement dédiée à ceux qui n’ont pas leur Bac. Le poste sera donc au grade d’adjoint administratif.

 

Pour augmenter les chances de réussite, il existe des formations qui pourront compléter vos diplômes. Il s’agit des formations complémentaires d’initiative locale (FCIL), qui vous permettra d’obtenir, non pas forcément un diplôme, mais une attestation de formation.

Ensuite, selon la catégorie choisie, ceux qui ont réussi le concours pourront s’inscrire sur une liste d’aptitude et rechercher un poste. Des formations complémentaires peuvent s’ajouter lorsque le poste est obtenu. Notamment, la formation dédiée aux secrétaires de mairie, qui se trouvent en zone rurale, par le CNFPT.  Ce genre de formation sert à, non seulement, augmenter les compétences des secrétaires de mairie, mais œuvre également dans la création de relation, de solidarité entre les communes.

Salaire d’une secrétaire de mairie :

Selon la catégorie choisir, c’est-à-dire A, B ou C, le salaire peut varier. En plus de cela, le salaire n’est pas stationnaire mais il existe encore des paramètres qui font en sorte que cela évolue, notamment l’ancienneté. Ainsi, la grille indiciaire des métiers, défini le salaire, non seulement, par catégorie, mais aussi par échelon (ancienneté). Ainsi, il existe 11 échelons actuellement, contrairement à 12, avant la réforme de 2017.

Donc, d’un point de vu général, le salaire d’un secrétaire de maire varie de 1500€ à 3000€. Tel que :

  • Pour la catégorie A, la rémunération est comprise entre 1600€ 3000€
  • Pour la catégorie B, elle est entre 1500€ et 2250€
  • Pour la catégorie C, le salaire de base se trouve entre 1450€ et 1700€

Il est à noter que ces sommes ne représentent que le salaire de base, mais des indemnités peuvent s’y ajouter, selon le cas. Ainsi, selon le cadre de travail, la capacité de chaque commune, ou encore les tâches qui incombent, certains secrétaires peuvent gagner plus d’argent que d’autres, même s’ils sont dans la même catégorie, et au même échelon. La situation administrative de la commune joue aussi dans la différence de salaire. Une commune dans Paris, ne rémunererait pas pareil qu’une commune rurale, par exemple.

 

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